Is een factuur verplicht?

Als ondernemer verstuur je graag facturen. Je krijgt dan immers betaald voor het werk je hebt verricht. Maar is een factuur verplicht en wat moet daar dan allemaal op staan? Zijn er ook verschillen tussen facturen aan bedrijven of facturen aan particulieren? En wat gebeurt er als je factuur niet aan de eisen voldoet? In dit blog krijg je antwoord op deze vragen en vind je een handige checklist voor het maken van jouw facturen.

Moet je altijd een factuur maken?

Dit is afhankelijk van wie jouw klanten zijn, waar die klanten vandaan komen en wat voor soort product of dienst jij levert.

Bedrijven

Wanneer jij producten of diensten levert aan bedrijven, ben je verplicht een factuur te maken. De factuur moet dan ook aan alle wettelijke eisen voldoen. Voor sommige ondernemers gelden uitzonderingen, hun facturen hoeven niet aan alle eisen te voldoen.

Particulieren

Wanneer je werkt voor particulieren ben je alleen verplicht een factuur te maken als:

  • je een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of tandheelkundige werken bent en minimaal 80% van jouw klanten, bedrijven zijn.
  • je een nieuw of bijna nieuw vervoersmiddel levert aan iemand in een ander EU-land.
  • je aan het buitenland levert.

In alle andere gevallen is een factuur niet verplicht.

Checklist B2B facturen

Als je aan bedrijven levert, is een factuur dus verplicht. De volgende gegevens moeten verplicht op de factuur staan:

  • Naam van je onderneming;
  • Adresgegevens van je onderneming;
  • BTW-identificatie nummer van je onderneming (let op dit is een nieuw nummer);
  • KvK-nummer van je onderneming;
  • Factuurdatum;
  • Factuurnummer, dit moet een uniek, opvolgend en doorlopend nummer zijn;
  • Aantal, omvang en soort product of dienst dat je geleverd hebt;
  • Datum dat je geleverd hebt of datum van vooruitbetaling;
  • Prijs exclusief BTW;
  • BTW in %;
  • BTW in €;
  • Naam van je klant;
  • Adresgegevens van je klant
  • In het geval de BTW verlegd wordt, ook het BTW-identificatie nummer van je klant.
  • In het geval de BTW verlegd wordt, de mededeling: “BTW verlegd”.

Wanneer het factuurbedrag niet hoger is dan € 100,- inclusief BTW of wanneer je een factuur stuurt om een andere factuur te wijzigen, dan mag je een eenvoudige factuur sturen. Op deze facturen hoef je alleen de factuurdatum, je naam en adresgegevens, het soort product of dienst dat geleverd is, de btw en indien van toepassing de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, te vermelden.

Gevolgen onjuiste facturen

Wanneer jouw facturen niet voldoen aan de wettelijke eisen, kan dit verschillende gevolgen hebben. Allereerst kan een onjuiste factuur ervoor zorgen dat de klant de in rekening gebrachte omzetbelasting niet als voorbelasting mag aftrekken. Daarnaast kun je als ondernemer een boete opgelegd krijgen van maximaal € 5.278,- (2020) wanneer je een onjuiste of onvolledige factuur uitreikt. Controleer je eigen facturen en de facturen die je ontvangt van leveranciers dus altijd goed!

Verwijzing naar algemene voorwaarden

Tot slot nog even een belangrijke opmerking. Ik zie het nog vaak gebeuren: ondernemers die op hun factuur naar hun algemene voorwaarden verwijzen.

Dit heeft weinig zin. In je aanbod of offerte of uiterlijk in een overeenkomst verwijs je naar je algemene voorwaarden. Als je het pas op de factuur doet, ben je te laat. In mijn blog “Algemene voorwaarden; hoe gebruik je ze?” lees je hier alles over terug.

Wellicht ook interessant voor jou om te lezen:
Hoe maak je een goede offerte?
Welke juridische documenten heeft elke ondernemer nodig?
Algemene voorwaarden, heb ik die nodig?
De regels voor algemene voorwaarden.

Is een factuur verplicht?
Factuur

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Schuiven naar boven
Share via
Copy link
Powered by Social Snap