Welk document gebruik je?

Als ondernemer krijg je te maken met een hoop documenten. Sommige daarvan lijken op het eerste gezicht op elkaar maar hebben toch een ander doel. Andere documenten hebben juist een andere naam maar betekenen toch hetzelfde. Weet jij het verschil tussen een offerte en overeenkomst? Of weet jij wanneer je een opdrachtbevestiging gebruikt? In dit blog worden de verschillen en overeenkomsten uitgelegd zodat jij weet welk document geschikt is.

Offerte

We beginnen bij het begin. Voordat een overeenkomst met je klant tot stand komt moet er sprake zijn van een aanbod wat vervolgens aanvaard wordt. De offerte bevat de belangrijkste afspraken tussen jou en de klant. Hierbij kun je denken aan de werkzaamheden die je gaat verrichten, het product dat je gaat verkopen, het aantal en de prijs.

In de offerte verwijs je vervolgens naar je algemene voorwaarden waar je de overige regels voor jouw dienstverlening in hebt staan zoals betalingstermijn, garantie, annulering en aansprakelijkheid. In mijn blog: “Hoe maak je een goede offerte?” kun je teruglezen welke voordelen een gespecificeerde offerte voor jou kan hebben en hoe je zo’n goede offerte maakt.

Contract

Een contract of overeenkomst is een document waarin de afspraken staan tussen jou en de klant. Een contract is niet altijd noodzakelijk. Als jij al een uitgebreide offerte gebruikt met daarbij op maat gemaakte algemene voorwaarden, dan is er al sprake van een overeenkomst en hoef je niet opnieuw een los contract op te stellen. Gebruik jij echter alleen een prijslijst of beknopte offerte of zijn er extra zaken die jij wilt afspreken, dan is het wel verstandig om een contract op te stellen.

In het contract komen allereerst de afspraken uit de offerte, de zogenoemde kernbedingen als aantal, product of dienst en prijs. Daarnaast neem je afspraken op over levertijd, betaling, annulering, garantie, aansprakelijkheid, intellectuele eigendomsrechten, geheimhouding etc. Vervolgens kun je bijlagen aan het contract toevoegen zoals bijv. reglementen die van toepassing zijn, voorbeelddocumenten of prijslijsten. Het voordeel van een contract is dat alles bij elkaar gebundeld is zodat je makkelijk kunt zien wat er afgesproken is.

Opdrachtbevestiging

Een opdrachtbevestiging is een document waarin je eerder gemaakte (mondelinge) afspraken vastlegt. Als jij bijvoorbeeld telefonisch iets afspreekt met je klant, kun je dit in een opdrachtbevestiging herhalen zodat er ook op papier staat wat er afgesproken is. Zo voorkom je dat je achteraf in een “welles-nietes” situatie beland met je klant. De opdrachtbevestiging kan zowel door de opdrachtgever als de opdrachtnemer opgesteld worden. De opdrachtbevestiging is dus eigenlijk hetzelfde als het contract alleen dan in een beknoptere vorm. Vaak wordt ook in de opdrachtbevestiging naar algemene voorwaarden verwezen.

Factuur

Als laatste het document waar je mee eindigt: de factuur. De factuur is een verzoek tot betaling die je op stelt, anders dan bij een offerte, nadat de klant met je in zee is gegaan. Je verstuurt de factuur nadat je afgesproken hebt wat je voor een klant gaat doen of nadat de werkzaamheden verricht zijn of het product geleverd is. Het moment van factureren is afhankelijk van wat er in de algemene voorwaarden of de overeenkomst is afgesproken.

In de wet is bepaalt welke verplichte elementen een factuur moet bevatten. In de factuur komen geen nieuwe afspraken te staan. Ook verwijs je in de factuur niet naar je algemene voorwaarden.

Kijk naar de inhoud

Tot slot nog even een belangrijke tip. De naam van een document, dus de titel die er boven staat, zegt niets over het soort document. Kijk daarom altijd naar de inhoud om te bepalen waar je mee te maken hebt.

Onderteken vervolgens niet zomaar een overeenkomst omdat je denkt dat het wel goed zal zijn. Zorg eerst dat je begrijpt waar je akkoord op geeft en wat de consequenties zijn van bepaalde regels. Er kunnen zomaar ongunstige bepalingen op papier staan of er kunnen juist belangrijke bepalingen ontbreken.

Wil jij weten welk document je het best kunt gebruiken? Of hoe je afspraken het beste vastlegt? @maaike. online legal support kan je hierover adviseren. Andersom kunnen wij een document voor je scannen en je precies vertellen waar je risico loopt en hoe je deze risico’s kunt beperken. Preventief juridisch advies kan je veel ellende besparen!

Welk document gebruik je?
Verschil offerte, overeenkomst, opdrachtbevestiging en factuur

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Schuiven naar boven
Share via
Copy link
Powered by Social Snap