Algemene voorwaarden, hoe gebruik je ze?

Dus jij hebt al algemene voorwaarden, goed bezig! Maar wist je dat de voorwaarden niet geldig zijn als je ze niet op de juiste manier gebruikt? Hieronder lees je waar je rekening mee moet houden.

Eerder schreef ik over wat algemene voorwaarden zijn en of je ze nodig hebt. Het is slim om als ondernemer je eigen spelregels op papier te zetten. Helaas ben je na het opstellen van algemene voorwaarden nog niet klaar. Was het maar zo makkelijk. Het hebben van algemene voorwaarden wil nog niet zeggen dat ze ook automatisch van toepassing zijn op alle werkzaamheden die jij uitvoert.

Van toepassing verklaren

Het klinkt logisch maar je moet je (toekomstige) klanten wel laten weten dat je spelregels hebt opgesteld. Dit doe je door bijvoorbeeld onderaan je brieven, e-mails, offertes of in het bestelproces van je webshop of de overeenkomst aan te geven dat je algemene voorwaarden hebt die van toepassing zijn op de opdracht, de bestelling of de overeenkomst.

Ter hand stellen

Ook moet je de algemene voorwaarden ter hand stellen. Dit betekent dat je ze moet overhandigen aan de partij waarmee je zaken doet. Je hebt als gebruiker van de algemene voorwaarden een informatieplicht wat wil zeggen dat de andere partij de algemene voorwaarden niet bij jou hoeft te komen halen en ze niet hoeft te gaan zoeken.

Het geven van de algemene voorwaarden doe je vòòr dat je de overeenkomst sluit. Zo heeft de opdrachtgever de mogelijkheid eerst jouw spelregels door te lezen voordat hij besluit met je in zee te gaan. Als je de algemene voorwaarden pas meestuurt met de factuur, ben je te laat. Zorg er dus voor dat je de voorwaarden samen met je offerte of aanbieding naar de andere partij stuurt of uiterlijk tegelijk met de overeenkomst. Het is overigens niet van belang of de andere partij de voorwaarden ook daadwerkelijk leest, dat hij de kans heeft ze te lezen is voldoende.

Manieren om ter hand te stellen

Overhandigen/versturen
Je print de algemene voorwaarden op de achterkant van je briefpapier, je geeft ze aan iemand of verstuurt ze per post.

Per email
Als de overeenkomst online tot stand komt, kun je de voorwaarden als Pdf-bestand in een email versturen.

Op website
Als je een dienst verricht, mag je de algemene voorwaarden ook op je website plaatsen en een directe link hiervan naar je opdrachtgever/klant sturen. De andere partij moet de voorwaarden kunnen downloaden en opslaan. Zorg er dus voor dat je de algemene voorwaarden ook als Pdf-bestand op je website zet.
Heb je een webshop of kunnen diensten of producten via de website afgenomen worden, dan moet je de algemene voorwaarden ook op je website plaatsen.

Deponeren
Als bovenstaande manieren niet mogelijk zijn, kun je de algemene voorwaarden ook deponeren bij de Kamer van Koophandel, bij de griffie van de rechtbank of ter inzage leggen op je kantoor. Grote warenhuizen en bijvoorbeeld de NS maken hier gebruik van.

Laat je algemene voorwaarden niet ergens in een kast liggen of ergens op je laptop staan. Doe er echt wat mee, anders zijn ze niet geldig en kun je er niet op terugvallen. Zonde van je tijd en geld toch?